Vanuit je bunker gaat de kwaliteit van de relaties achteruit

Wat doe jij in coronatijd? Ervaringen van public affairs professionals in crisistijd deel 2

De digitale lobby: veel PA professionals zijn er in de coronacrisis inmiddels aan gewend. Lobbyen op afstand of virtuele belangenbehartiging, het blijkt te werken. Maar op den duur gaat de kwaliteit van de relaties erdoor achteruit, horen we van public affairs professionals van grote bedrijven. Ze missen toch het contact in levende lijve.

De afspraken vanuit huis volgen elkaar in hoog tempo op. De online vergaderingen rijgen zich aaneen. Doorgaans werkt dat efficiënt. Veel lobbywerk marcheert zo zonder problemen door.

Sterker nog: de efficiency zorgt voor hogere werkdruk, zeker in de sectoren die door de crisis sterk worden geraakt. ‘Mijn ervaring is dat het alleen maar drukker wordt’, zegt Jaap Jelle Feenstra van het Havenbedrijf Rotterdam. ‘Het is altijd al fors aanpoten, maar alle communicatie verloopt nu stapsgewijs, één voor één via de mail.’

‘Zeker in het begin van de crisis waren al die calls achter elkaar behoorlijk intensief’, zegt Wouter Thalen van PFZW. Er was veel afstemming met de andere bedrijven in de pensioensector, meer overleg met de pensioenkoepel, interne verantwoording aan het bestuur en contacten met collega’s.

Wouter Thalen: ‘In het begin stond ik ermee op en ging ik ermee naar bed. Op termijn is dat erg vermoeiend. Nu is de frequentie lager. Ik zorg er nu ook voor dat ik tussen de calls even kan ademhalen.’

De lobbyrelatie effectief houden

Het belangrijkste nadeel van het digitale contact is het gebrek aan persoonlijk contact. Elkaar echt zien. ‘Ik mis dat erg’, zegt Jacco van der Tak van de Nederlandse Spoorwegen. ‘In het normale leven is er een bepaalde mimiek en fysiek contact. Digitaal is toch een andere soort energie en vraagt meer geduld.’

Tegelijkertijd zien de PA-professionals dat we langzaam leren om ook op deze digitale manier samen te werken, te verbinden en resultaat te boeken. Jacco van der Tak: ‘Bestuurlijke overleggen met regionale partners, ministeries of kabinetsleden gaan digitaal best prima. Dat verbaast me toch wel. Kennelijk zijn we in staat ons wat aan te passen.’

Ook Ad Antonisse van AstraZeneca vindt het verbazingwekkend hoe snel we wennen aan de virtuele belangenbehartiging. ‘Nu het moet, kunnen we stakeholders informeren via Zoom en Microsoft Teams. Dat is anders dan bellen, omdat je elkaars expressie ziet. De hele wereld was al bezig met online belangenbehartiging. De overschakeling is bij ons nu ook snel gegaan.’

Wat betekent dat voor het public affairs werk? Om de lobbyrelatie effectief te houden moet je ‘er zijn’, elkaar in levende lijve face zien. Niet verwonderlijk, public affairs is een vak dat het moet hebben van persoonlijke relaties en toevallige ontmoetingen. Goed, met videobellen kom je een heel eind, maar de finesses van het werk kun je er niet mee in de praktijk te brengen.

Praatjes in de marge

Wat missen de PA-professionals dan precies? Vooral de gezelligheid, de momenten dat je even over ándere dingen praat:

• De praatjes over de actualiteit in de marge van een vergadering.
• De fronzende wenkbrauw of een knipoog tijdens een bespreking.
• Een één-op-één kopje koffie zonder agenda.
• Een vertrouwelijk gesprekje over een privé-onderwerp op een feestje.

Het zijn allemaal momenten waarop je ‘rapport’ opbouwt met mensen, zegt Mark Esseboom van IBM. Daaruit groeien de nieuwe initiatieven.

Esseboom: ‘Als je “rapport” hebt met iemand, is het veel makkelijker tussendoor even te appen om kort iets te regelen of mee te denken. Na al die weken lockdown merk ik dat de respons op appjes minder wordt en minder snel. Dat ene appje volstaat niet meer. Dat is een gemis.’

Teren op bestaande relaties

Minder fysieke lobbycontacten, dat gaat een tijdje goed, niks aan de hand. ‘Je kunt lang teren op bestaande relaties’, zegt Mark Esseboom. ‘Maar de kwaliteit van de relatie wordt langzaam minder. Als dat langer duurt hoor je minder, er ontstaan minder nieuwe ideeën en initiatieven. Dat wordt een probleem als je permanent thuis vanuit je bunker zit te werken’.

Hoe compenseer je dat gemis? Zodra het weer kan, gaan kleine gezelschappen bijeen komen in een grote zaal met veel afstand. ‘Dat geeft in elk geval het plezier van persoonlijke contacten’, zegt Mark Esseboom.

Tim Stok van RELX: ‘Misschien komt er in de zomer meer ruimte voor. We zijn er immers toch aan gewend iemand een hand te geven. Ik verwacht wel dat er structureel iets zal gaat veranderen en dat het niet-persoonlijke contact wat normaler wordt in de loop van de tijd.’

Dit is deel 2 van een serie over public affairs in de coronacrisis. Heb jij hele andere ervaringen? Laat die ons weten.

Lees hier blog 1: PA in de crisistijd zorgt voor meer creativiteit

Sybrig van Keep en Bas Lans werken bij communicatiebureau De Issuemakers. Erik van Venetië is trainer en adviseur op het gebied van public affairs.

Met medewerking van Noor Broeders van De Issuemakers.