Interne communicatie is essentieel voor iedere organisatie die succesvol wil zijn. Interne communicatie draagt bij aan een betere samenwerking tussen medewerkers en afdelingen. Het voorkomt misverstanden en frustraties.
In dit artikel gaan we dieper in op de verschillende soorten interne communicatiemiddelen die communicatieprofessionals kunnen inzetten in de middelenmix.
Wat is interne communicatie?
Interne communicatie omvat alle acties die organisaties intern inzetten voor medewerkers en andere interne stakeholders. Denk bijvoorbeeld aan franchisenemers of andere locaties die ook onder interne doelgroepen vallen. Interne communicatie zorgt voor een krachtige verbinding en een hogere betrokkenheid binnen een organisatie.
Wanneer zet je interne communicatie in?
Interne communicatiemiddelen zet je vooral in om een boodschap over te brengen of om informatie uit te wisselen. Bij interne communicatie is er een zender of groep zenders en een ontvanger of groep ontvangers. Er zijn 5 hoofddoelen voor het inzetten van interne communicatie:
- Informatie verstrekken
- Motiveren
- Ondersteuning bieden
- Verandering teweeg brengen
- Evalueren
Interne communicatie is belangrijk om deze doelen te behalen. Je zet interne communicatie niet alleen in bij grote veranderingen zoals bijvoorbeeld een reorganisatie of wijziging van werkprocessen. Ook dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse communicatie binnen de organisatie is van belang om de betrokkenheid en motivatie hoog te houden.
Wat zijn de voordelen van interne communicatie?
- De vermindering van onderlinge frustraties en misverstanden tussen medewerkers.
- Het delen van kennis en informatie tussen verschillende afdelingen.
- De lagere kosten én de tijdsbesparing door efficiëntere samenwerking.
- Slimmer inkopen doen, door een betere afstemming tussen afdelingen.
- Het creëren van een hechtere bedrijfscultuur.
Interne communicatie is dus zeer belangrijk voor een organisatie en kan op een groot aantal verschillende manieren worden verbeterd.
Voorbeelden van interne communicatiemiddelen
Hieronder vind je een aantal voorbeelden van interne communicatiemiddelen die regelmatig door organisatie worden ingezet om hun interne communicatiedoelen te behalen.
- Informele bijeenkomst: een informele bijeenkomst waarbij medewerkers en leidinggevenden samenkomen om te praten over de gang van zaken binnen het bedrijf.
- Bila (of bilateraal overleg): een regelmatig terugkerend overleg tussen twee partijen, bijvoorbeeld een leidinggevende en een medewerker.
- E-mails
- Feedbackbijeenkomst: een bijeenkomst waarbij feedback op een bepaald onderwerp centraal staat.
- Een informeel gesprek in de wandelgangen (bijvoorbeeld bij het koffiezetapparaat)
- Interne nieuwsbrief: een nieuwsbrief die alleen bedoeld is voor medewerkers van een organisatie.
- Intranet: een intern netwerk dat alleen toegankelijk is voor medewerkers van een organisatie.
- Een ‘medewerkersapp’: een app die speciaal ontwikkeld is voor medewerkers van een bedrijf.
- Narrowcasting (beeldschermcommunicatie): uitzendingen van informatie op beeldschermen binnen een bedrijf.
- Personeelsblad: een magazine of krant dat speciaal in het leven is geroepen is voor medewerkers binnen een bedrijf.
- Persoonlijk gesprek
- Interne memo’s: korte schriftelijke mededelingen.
- Vergaderingen
- Interne videoboodschap: een video die enkel bedoeld is voor medewerkers van een bedrijf.
- Bedrijfsuitjes
- Arbeidscontract en –voorwaarden
Hoe verbeter je de interne communicatie?
Hieronder geven wij 8 tips om de interne communicatie te verbeteren:
1. Maak een communicatieplan
Goede communicatie begint altijd met een goed plan. Gebruik hiervoor ook zeker de input van je medewerkers, zodat je weet waar de zwakke punten en blinde vlekken liggen. En op welke vlakken er verbetering wenselijk is.
2. Zet de medewerkers in de spotlight
Laat medewerkers aan het woord en geef ze de ruimte om hun ideeën te delen.
3. Organiseer teamchallenges
Bijvoorbeeld kan er een wedstrijd tussen verschillende teams gehouden worden om de onderlinge samenwerking te bevorderen.
4. Verschillende teams binnen een bedrijf met elkaar in contact brengen
Stimuleer de samenwerking tussen verschillende teams door bijvoorbeeld een gezamenlijke lunch te organiseren.
5. Vertel wat er speelt en waarom
Het is zeer belangrijk dat medewerkers weten wat er speelt binnen een bedrijf en waarom bepaalde beslissingen worden genomen.
6. Zorg voor feedback op frequente basis
Vraag regelmatig feedback aan medewerkers over hoe de interne communicatie wordt ervaren en welke verbetermogelijkheden er zijn.
7. Zorg voor afwisseling in middelen
De ene persoon is tekstueel ingesteld, een ander neemt informatie beter op via de ogen en oren. Zet dus niet alleen tekstuele communicatie in, maar wissel ook eens af met video. Dit is een originele manier om informatie over te brengen en helpt om de aandacht van medewerkers vast te houden.
8. Stel een verantwoordelijke aan
Wijs een medewerker aan die verantwoordelijk is voor de interne communicatie en die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt.
Conclusie
Interne communicatie is een zeer belangrijk onderdeel van elke organisatie en draagt op veel verschillende manieren bij aan het succes. Het verbetert de samenwerking tussen medewerkers en afdelingen, vermindert frustratie en misverstanden en het creëert een krachtige en hechtere bedrijfscultuur.
Hulp nodig bij je interne communicatiestrategie?
Heb je hulp nodig bij het in de praktijk brengen van deze tips? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag!