Werk je als communicatieprofessional voor gemeenten en overheden, dan heb je vrijwel altijd te maken met omgevingscommunicatie (ook wel gebiedscommunicatie).
Hier lees je wat het precies is, welke doelen je hiermee behaalt en voor welke doelgroepen omgevingscommunicatie vooral van belang is. Ook vind je een aantal praktische stappen voor succesvolle omgevingscommunicatie en ter voorkoming van weerstand.
Wat is omgevingscommunicatie?
Omgevingscommunicatie verwijst naar het proces van communiceren over een bepaald project, plan of ontwikkeling die invloed heeft op de omgeving of het gebied waarin het plaatsvindt.
Het gaat dan bijvoorbeeld om grote infrastructuurprojecten, stadsontwikkeling, bouwprojecten of zelfs veranderingen in het landschap.
Het doel van omgevingscommunicatie is om alle relevante stakeholders te informeren, te betrekken en zelfs te beïnvloeden. Zodat zij begrip hebben voor de plannen, de mogelijke impact en de beslissingen die nodig zijn.
Het doel van omgevingscommunicatie
Het doel van omgevingscommunicatie is tweeledig. Ten eerste is het belangrijk om alle belanghebbenden te informeren over het project of de ontwikkeling, inclusief de doelstellingen, de planning en de mogelijke impact. Dit helpt bij het creëren van begrip en het verminderen van eventuele onzekerheid of onduidelijkheid.
Ten tweede is het doel om de belanghebbenden te betrekken bij het proces, hen de mogelijkheid te geven hun standpunten en zorgen te uiten en zo samen tot weloverwogen beslissingen te komen.
Doelgroepen van omgevingscommunicatie
Omgevingscommunicatie is van belang voor een breed scala aan doelgroepen. In de eerste plaats zijn dit de direct betrokkenen, zoals omwonenden, bedrijven in de buurt en belangengroepen die direct worden beïnvloed door het project of de ontwikkeling.
Daarnaast zijn er ook indirect betrokkenen, zoals bewoners van omliggende gebieden, lokale gemeenschappen en milieugroeperingen. Ook overheden en andere stakeholders kunnen belangrijke doelgroepen zijn.
Het is van cruciaal belang om de verschillende behoeften, belangen en zorgen van deze doelgroepen te begrijpen en hierop in te spelen bij de communicatie.
Voorbeeld van omgevingscommunicatie
Zo paste een gemeente in Noord-Holland een succesvolle omgevingscommunicatiestrategie toe op project “De Groene Stad”. Hierbij lanceerde de gemeente een speciale website waarop bewoners informatie konden vinden over de geplande bouwwerkzaamheden, mogelijke overlast en de voordelen van het project.
Daarnaast verstuurde de gemeente regelmatig nieuwsbrieven en organiseerde zij fysieke informatiebijeenkomsten om vragen te beantwoorden en zorgen weg te nemen.
Hoe vergroot je de participatie van stakeholders?
Gemeenten en overheden gebruiken de participatieladder vaak om het niveau van participatie en zelfredzaamheid van individuen in de samenleving te meten. Het is een handig instrument om de behoeften van verschillende doelgroepen te identificeren.
De ladder bestaat uit verschillende niveaus, variërend van geen participatie tot volledige participatie. Elk niveau geeft een bepaalde mate van betrokkenheid en autonomie aan. Het doel is om mensen te helpen stappen te zetten op de ladder zodat hun deelname aan de samenleving toeneemt.
De participatieladder kun je op verschillende gebieden toepassen en biedt structuur om te beoordelen waar mensen zich momenteel bevinden en welke behoeften ze hebben.
Stappen voor succesvolle omgevingscommunicatie
Om succesvol met de omgeving te communiceren, is het belangrijk de volgende stappen te doorlopen.
1. Analyseer de omgeving
Begin met het analyseren van de omgeving waarin het project plaatsvindt. Identificeer belangrijke stakeholders, bepaal hun behoeften en belangen en begrijp de mogelijke impact van het project op de omgeving.
Lees meer over stakeholdermanagement
2. Stel communicatiedoelen vast
Bepaal duidelijke, meetbare doelen voor de communicatie. Wat wil je bereiken met de communicatie? Is het informeren, betrekken, overtuigen of iets anders?
3. Ontwikkel een communicatiestrategie
Op basis van de doelen en de analyse van de omgeving, ontwikkel je een strategie voor de omgevingscommunicatie. Dit omvat het bepalen van de boodschap, de kanalen en de timing van de communicatie.
4. Communiceer effectief
Zorg ervoor dat de boodschap duidelijk, begrijpelijk en relevant is voor de verschillende doelgroepen. Gebruik verschillende communicatiekanalen om de boodschap op een effectieve manier over te brengen.
5. Betrek belanghebbenden
Creëer mogelijkheden voor dialoog en betrokkenheid. Organiseer bijvoorbeeld bijeenkomsten, workshops of online platforms waar belanghebbenden hun standpunten kunnen delen en vragen kunnen stellen.
6. Monitor en evalueer
Monitor de communicatie-inspanningen en evalueer regelmatig of je de gestelde doelen ook daadwerkelijk bereikt. Pas de communicatiestrategie indien nodig aan op basis van de feedback die je ontvangt.
Hoe voorkom je weerstand?
Weerstand is vaak een natuurlijke reactie van mensen op veranderingen. Vooral als die veranderingen in de directe omgeving plaatsvinden en grote impact op het dagelijks leven of werken hebben.
Om weerstand te voorkomen, is het belangrijk om vanaf het begin transparant en eerlijk te communiceren. Wees open over de projectdoelstellingen, de mogelijke impact en de beslissingen die nodig zijn.
Betrek belanghebbenden bij het proces en geef hen de mogelijkheid om hun zorgen te uiten en vragen te stellen. Luister naar hun feedback en probeer waar mogelijk aan hun behoeften tegemoet te komen.
Door goed te communiceren en belanghebbenden serieus te nemen, kun je weerstand verminderen en een constructieve dialoog bevorderen.
Conclusie
Omgevingscommunicatie is een essentieel onderdeel van het werk van communicatieprofessionals van gemeenten en (lokale) overheden.
Het is belangrijk om alle relevante belanghebbenden te informeren, betrekken en beïnvloeden bij projecten en ontwikkelingen die impact hebben op de omgeving.
Door een strategische aanpak te volgen en effectieve communicatievaardigheden toe te passen, realiseer je succesvolle omgevingscommunicatie.
Weerstand verminder je door transparantie, eerlijkheid en betrokkenheid bij het proces. Met deze benadering maak je het verschil en draag je bij aan positieve veranderingen in de directe woon- of werkomgeving.
Hulp nodig bij omgevingscommunicatie?
Heb je hulp nodig bij omgevingscommunicatie? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag!