Een persconferentie is een media evenement waarbij een nieuwsfeit openbaar wordt gemaakt en toegelicht aan de pers. Dit kan bijvoorbeeld onderdeel zijn van de crisiscommunicatie. Een persconferentie zet je op wanneer een uitgebreidere toelichting op het persbericht van belang is. Hiermee geef je de aanwezige journalisten de mogelijkheid om een (direct) reactie te geven. Daarnaast biedt het jou het perfecte moment om met de media te communiceren. Een persconferentie hierdoor dan ook meer dan het voorlezen van alleen het persbericht. Een goede persconferentie staat bij een goede inhoud en voorbereiding.
Wanneer organiseer je een persconferentie?
Je kunt beter géén persconferentie geven dan een slechte persconferentie geven. Bedenk daarom vooraf goed of een persconferentie wel noodzakelijk is. Als je een mededeling ook via een persbericht kan doen dan hoef je geen persconferentie te organiseren. Organiseer alleen een persconferentie wanneer je meerwaarde kunt bieden door middel van contact met de pers.
Voorbeelden van wanneer je een persconferentie organiseert:
- Je verhaal heeft nieuwswaarde; journalisten vinden het de moeite om naar jouw locatie te komen.
- Je iets wilt vertellen aan meerdere journalisten tegelijk.
- Je staat open om vragen over het onderwerp beantwoorden.
- Je locatie is goed en eenvoudig bereikbaar.
- Techniek is goed in orde (denk aan WiFi, luidsprekers/microfoons, mogelijkheid om geluid ‘af te tappen’ (voor radio en TV journalisten).
- Nieuws mag live naar buiten (geen embargo)
Hoe ziet een persconferentie eruit?
Denk aan het verhaal dat je wilt vertellen en welke uitstraling daarbij hoort. Zorg in ieder geval dat het professioneel overkomt. Als de locatie inhoudelijk kan bijdragen aan je verhaal, dan is een exclusieve locatie aan te raden (bijvoorbeeld: de persconferentie voor College voor de Rechten van de Mens in het Vredespaleis in Den Haag).
Beeldregie
Zorg voor de beeldregie; welk beeld wil jij dat op TV wordt uitgezonden (heb je een back-drop die groot genoeg is, ligt er geen rommel in beeld etc.). Zorg dat er niet al te groot logo’s in beeld zijn, journalisten houden daar vaak niet van. Daarnaast is het belangrijk om ook aan je kleding te denken, de TV houdt niet van streepjes.
Voorbereiding
Doe ter voorbereiding van een persconferentie altijd een generale repetitie. Hier kun je oefenen om voor de camera te staan, kun je de mogelijke vragen voorbereiden en formuleer je een heldere kernboodschap van wat je wilt vertellen.
Opbouw
Over het algemeen start een persconferentie met een (voorgelezen) statement waarin het nieuws bekend wordt gemaakt (zoveel mogelijk bestaand uit feiten, omstandigheden en achtergronden die je wilt vertellen). Bij een crisis of ramp is er een duidelijke rolverdeling: de procesinformatie (feiten en omstandigheden) worden zoveel mogelijk gegeven door derden of issue-eigenaren: de woordvoerder van het bedrijf, de woordvoerder politie/brandweer/openbaar bestuur/etc).
De directeur van het bedrijf (hoogste in rang) neemt altijd deel aan de persconferentie, maar doet vooral aan betekenisgeving en duiding (‘het is verschrikkelijk hard aangekomen’; ‘we staan in nauw contact met de getroffenen’; ‘vooruitkijkend betekent dit nieuws dat we moeilijke stappen moeten nemen ‘). Hiermee wordt hij/zij meer los gezien van de feiten en eerder gepercipieerd als degene ingaat op de emoties die bij mensen leven. Na de statement(s) kunnen vragen volgen.
Geef duidelijk aan hoelang het duurt en hoeveel vragen er kunnen volgen. Na het einde van de persconferentie gaat de woordvoerder(s) direct de zaal uit (geen kans voor ‘deurknopvragen’) – tenzij medium heeft aangegeven aparte interviews te willen houden.
Moderator
Zorg voor een moderator die de regie heeft over de persconferentie (heet welkom / stelt mensen achter de tafel voor / houdt tijd in de gaten / geeft journalisten het woorden en kapt evt. herhalende vragen af. De moderator gaat nadrukkelijk niet over de inhoudelijke beantwoording van vragen.
Wat is een persbriefing?
Een persbriefing is een moment dat wordt georganiseerd om een journalist tijdens een bijeenkomst of juist een-op-een, te informeren over een bepaald onderwerp (lees: nieuws).
Wat is het verschil tussen een persbriefing en persconferentie?
Een persbriefing is informeler en kleinschaliger dan een persconferentie. Bij een persbriefing ga je meer in gesprek met de journalisten. Bij een persconferentie breng je vaak nieuws, en is er ruimte voor wat vragen, dit heeft een veel formelere toon.
Wat is het doel van een persbriefing?
Het op een persoonlijke en laagdrempelige manier informatie delen met een (of meerdere) journalist(-en).
Wanneer organiseer je een persbriefing?
- Als je verhaal nieuwswaarde heeft
- Kan in-real-life (op locatie), maar ook prima via telefoon of video-conferentie
- Briefing biedt over het algemeen ook ruimte voor vragen van journalist
- Er kan sprake zijn van een embargo
- Journalisten worden in principe persoonlijk uitgenodigd
- Briefing hoeft niet per se door CEO/directeur te gebeuren, kan ook door interne (getrainde) expert of zelfs door voorlichter.
Wie organiseert de persbriefing?
Zorg naast degene die de briefing houdt altijd voor een tweede persoon (woordvoerder/moderator) die de regie heeft over de briefing. De tweede persoon heet de journalisten welkom, introduceert mensen, houdt de tijd in de gaten en zorgt voor een opvolging. Deze persoon gaat nadrukkelijk niet over de inhoudelijke beantwoording van vragen, maar is meer een soort moderator.
Voorbereiding
Doe ter voorbereiding van een persbriefing, net zoals bij een persconferentie, altijd een generale repetitie. Hier kan je oefenen om voor een groep te staan, kan je de mogelijke vragen voorbereiden en formuleer je een heldere kernboodschap van wat je wilt vertellen.
Opbouw
Een persbriefing begint met een introductie van de sprekers, waarna het verhaal wordt verteld. Dit kan door middel van een presentatie of een film. Vaak gebruik je wel achtergrondmateriaal bij een persbriefing, wat anders is dan bij een persconferentie. Daarnaast geef je bij een persbriefing vaak de mogelijkheid om tussendoor vragen te stellen. Dit geeft meer het gevoel van een informeel en open gesprek.
Meer weten? Neem contact op!
Heb je vragen of twijfels over wanneer je voor een persconferentie of persbriefing zou moeten kiezen, en hoe je dat dan het beste aanpakt? Neem dan contact met ons op!
Bron: Het Media handboek, C. Huijskens en D. Istha | Communiceren met pers en media, R. Weyns