Als je te maken hebt met een crisis is het erg belangrijk om de organisatiereputatie te beschermen en het vertrouwen van in- en externe stakeholders te behouden. Een belangrijke taak in een crisissituatie is de rol van de woordvoerder. In dit artikel bespreken we wat crisismanagement inhoudt, wat de rol van een woordvoerder is tijdens een crisis, de voordelen van het inzetten van een interim-woordvoerder en de belangrijke kenmerken van een goede interim-woordvoerder.
Wat is crisismanagement?
Crisismanagement is het proces van het identificeren, beheersen en oplossen van een crisis binnen een organisatie. Wij definiëren een crisis als ‘een onverwachte gebeurtenis of situatie die de normale bedrijfsvoering verstoort en potentieel schadelijke gevolgen heeft voor de organisatie’. Dit kan variëren van natuurrampen en technische storingen tot juridische geschillen en reputatieschade.
De rol van een woordvoerder bij een crisis
Een woordvoerder speelt een cruciale rol bij crisismanagement. De woordvoerder is verantwoordelijk voor het communiceren met zowel interne als externe stakeholders tijdens een crisis. Hij of zij fungeert als het gezicht en de stem van de organisatie, en heeft als doel om transparante, accurate en tijdige informatie te verstrekken om geruchten te voorkomen en het vertrouwen te behouden.
Tijdens een crisis moet een woordvoerder in staat zijn om:
- Snel te reageren op ontwikkelingen
- Effectief te communiceren met verschillende doelgroepen
- De boodschap consistent over te brengen
- Om te gaan met kritische vragen en negatieve publiciteit
- Samen te werken met interne teams en externe partijen
De voordelen van een interim woordvoerder
Veel grote organisaties hebben een woordvoerder in dienst, vooral als er regelmatig contact is met journalisten. Toch heeft het inhuren van een interim-woordvoerder tijdens een crisis een paar extra voordelen. Zelfs voor organisaties met eigen perswoordvoering. We sommen ze hier voor je op.
1. Je schakelt een ervaren professional in
Een interim-woordvoerder is vaak een ervaren communicatieprofessional die bekend is met crisismanagement. Ze hebben de benodigde expertise en vaardigheden om effectief om te gaan met crisissituaties.
2. Een buitenstaander is objectiever en wordt als neutraler ervaren
Een interim-woordvoerder staat los van de organisatie en heeft geen persoonlijke betrokkenheid bij de crisis. Hierdoor kan hij of zij objectief blijven en neutrale informatie verstrekken.
3. Een specialist is snel inzetbaar
Interim professionals zijn gewend om snel op te schalen en zijn direct inzetbaar bij het begin van een crisis. Dit zorgt voor een snelle respons en minimaliseert verdere reputatieschade.
4. Een specialist biedt meer flexibiliteit
Een interim-woordvoerder huur je slechts in voor de duur van de crisis. Hierdoor zijn er geen langdurige contractuele verplichtingen en biedt dit flexibiliteit aan de organisatie.
Belangrijke kenmerken van een goede interim woordvoerder
Een goede interim woordvoerder moet over verschillende belangrijke kenmerken beschikken:
- Communicatieve vaardigheden: de woordvoerder moet in staat zijn om complexe informatie te vertalen naar begrijpelijke boodschappen voor verschillende doelgroepen.
- Empathie: het tonen van empathie en het begrijpen van de impact van de crisis op stakeholders is essentieel voor het behouden van vertrouwen.
- Kalmte onder druk: een goede woordvoerder blijft kalm en gefocust, zelfs in stressvolle situaties. En kan effectief omgaan met lastige vragen of kritiek.
- Snel denken en handelen: tijdens een crisis is snelle besluitvorming en actie vereist. Een interim woordvoerder moet in staat zijn om snel te denken en adequaat te handelen.
Om succesvol te zijn bij crisismanagement, is het belangrijk om de juiste woordvoerder in te schakelen die over deze kenmerken beschikt. Door gebruik te maken van een ervaren externe professional met specifieke expertise op dit gebied, kun je als organisatie effectiever reageren op een crisis en reputatieschade minimaliseren.
Tips bij het inhuren van een interim woordvoerder
Ben je op zoek naar een interim-woordvoerder voor jouw organisatie, dan is het belangrijk om de juiste persoon te vinden die past bij jouw behoeften en doelstellingen. In dit artikel geven we je enkele waardevolle tips om je te helpen bij het selectieproces.
1. Definieer je behoeften
Voordat je begint met zoeken naar een interim-woordvoerder, is het belangrijk om scherp te hebben wat je precies nodig hebt. Bepaal welke taken en verantwoordelijkheden de woordvoerder krijgt, hoe lang de periode van inhuur is en welk budget je beschikbaar hebt.
2. Ervaring en expertise
Zoek naar een interim-woordvoerder met relevante ervaring in jouw branche of sector. Bekendheid met de specifieke uitdagingen en dynamiek binnen jouw vakgebied is ontzettend waardevol. Daarnaast moet de woordvoerder beschikken over sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
3. Referenties en portfolio
Vraag potentiële interim-woordvoerders om referenties en bekijk hun portfolio. Dit geeft je inzicht in eerdere projecten en resultaten die ze behaalden. Neem contact op met de referenties om te vragen naar hun ervaringen.
4. Flexibiliteit
Eén van de voordelen van het inhuren van een interim-woordvoerder is de flexibiliteit die het biedt. Zorg ervoor dat de woordvoerder bereid is om zich snel aan te passen aan jouw organisatie en haar specifieke behoeften. Een goede interim-woordvoerder moet in staat zijn om snel vertrouwd te raken met jouw bedrijfscultuur en communicatiestrategieën.
5. Budget
Het budget speelt natuurlijk ook een belangrijke rol bij het inhuren van een interim-woordvoerder. Maak vooraf duidelijke afspraken over het tarief, werktijden, eventuele bijkomende kosten en betalingsvoorwaarden. Vergelijk verschillende offertes om een weloverwogen keuze te maken.
6. Vertrouwelijkheid
Een interim-woordvoerder heeft toegang nodig tot vertrouwelijke informatie binnen jouw organisatie. Het is daarom cruciaal dat je kunt vertrouwen op de discretie en integriteit van de woordvoerder. Vraag naar hun ervaring met het werken met vertrouwelijke informatie en hoe ze omgaan met ethische dilemma’s.
7. Contractuele afspraken
Zorg ervoor dat alle afspraken met betrekking tot de inhuur van de interim-woordvoerder schriftelijk worden vastgelegd in een contract. Dit voorkomt misverstanden en biedt duidelijkheid over de verwachtingen, verantwoordelijkheden en duur van de samenwerking.
Waardevolle oplossing bij crisismanagement
Het inhuren van een interim-woordvoerder kan een waardevolle oplossing zijn voor organisaties die tijdelijk extra expertise nodig hebben op het gebied van communicatie. Door zorgvuldig te selecteren op basis van ervaring, referenties, flexibiliteit en budget, kun je er zeker van zijn dat je de juiste persoon vindt die past bij jouw behoeften en doelstellingen.
Lees ook: alles over crisiscommunicatie en hoe je een crisiscommunicatieplan maakt.
Hulp nodig bij crisismanagement?
Goed crisismanagement gaat niet over één nacht ijs en kan een uitdagende opdracht zijn. Heb je hulp nodig bij het in de praktijk brengen van deze tips? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag!