Als organisatie ben je steeds op zoek naar manieren om relaties op te bouwen, contacten te onderhouden en je naam nog meer op de kaart te zetten bij het grote publiek. Een goed uitgewerkte PR-strategie geeft jouw organisatie alle kansen om een groter bereik op te bouwen, in de meeste gevallen in combinatie met een gedegen marketingplan.
Wat is PR?
PR, of Public Relations, omvat alle acties die erop gericht zijn om relaties op te bouwen en te onderhouden tussen organisaties en het grote publiek, via vak- of publieksmedia. Dat publiek bestaat niet alleen uit mogelijke klanten, maar bijvoorbeeld ook uit leveranciers, zakenrelaties en andere stakeholders.
Waarom is goede PR belangrijk?
Een goede relatie opbouwen met een groter publiek, is van cruciaal belang voor iedere organisatie. Zonder klanten, zakenrelaties, leveranciers en andere stakeholders heeft een organisatie namelijk geen reden van bestaan. Inzetten op goede PR is inzetten op een duurzame groei en verankering van de organisatie, die klaar is voor toekomstige uitdagingen, ontwikkelingen en vernieuwingen.
Wat bedoelen we met een PR-strategie?
PR is niet iets dat in een dag geregeld is. Omwille van de tijd die het kost om een relatie met bepaalde media op te bouwen, is het opzetten van een strategie nodig om de kans op succes te vergroten. Zonder plan en strategie blijven resultaten uit en is het lastiger inschatten welke acties kans van slagen hebben. Veel organisaties zetten in op PR, maat de organisaties die een strategie gebruiken, slagen vaak beter.
Een doeltreffend PR-plan in 8 stappen
Een PR-strategie vertaalt zich goed naar een PR-plan. Maar wat moet daar precies in staan? En waar begin je? Onderstaande 8 stappen geven je een duidelijk beeld van de onderdelen waar je over na moet denken en waar je keuzes in moet maken die in je uiteindelijke PR-plan terug komen.
1. Waar staat je organisatie nu en waar wil je heen?
Een PR-strategie dient verschillende doelen, daarom is het belangrijk om na te gaan wat de huidige stand van zaken is en waar je concreet heen wil. Het doel bepaalt uiteindelijk de strategie. In deze eerste stap bepaal je of je de naamsbekendheid wil vergoten, of je een nieuw product of nieuwe dienst onder de aandacht wil brengen of dat je wil inzetten op een nog positiever beeld van de organisatie bij het publiek.
2. Maak je doelen concreet
Een vaag doel leidt tot vage acties en die brengen door de band genomen weinig. Concrete doelen stellen is hier de boodschap en de SMART methode is een goede manier om dat te doen. Doelen moeten Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn.
3. Wie behoort tot de doelgroep?
Nu je weet wat je wil bereiken, is het tijd om na te gaan wie je daarvoor moet bereiken. Denk hierbij aan leeftijd, geslacht, woonplaats, beroepsklasse en dergelijke meer. Hoe specifieker je doelgroep bepaald is, hoe gerichter je de aanpak hierop afstemt.
4. Op welke manier bereik je je doelgroep het beste?
Iedere doelgroep heeft zo zijn eigen kanalen waarop ze het meest aanwezig zijn en ook dit is voor jouw strategie belangrijk. Dit kan gaan van een lokaal krantje, een vakblad, een landelijk dagblad, radio en tv tot de diverse social media kanalen.
Bestaat jouw doelgroep voornamelijk uit 16-jarigen, dan heb je niet zoveel aan een persbericht naar een landelijk dagblad als De Telegraaf, maar moet je je pijlen eerder richten op Facebook en Instagram. Zijn het bijvoorbeeld HR managers die je wil bereiken, dan is een vaktitel als PW. Eerder geschikt.
5. Welke PR-middelen heb je nodig om je boodschap uit te dragen?
Persberichten maken nog altijd deel uit van een goede PR-strategie maar het is niet genoeg. Een goede perspagina op de organisatiewebsite is van belang, maar ook het organiseren van events en het opzetten en uitvoeren van onderzoek zitten in de gereedschapskist van een PR-professional. En last but not least: mediamonitoring waarbij je monitort wat er gebeurt in het medialandschap en welk effect dit heeft op jouw organisatie, is ook een belangrijk PR-middel.
6. Combineer PR en marketing
Je kunt stellen dat PR en marketing hand in hand gaan en hoewel dit in veel organisaties verschillende afdelingen zijn, werken ze nauw samen om tot de beste resultaten te komen. De copywriter, de content creator en de social media manager moeten van elkaar weten wat er speelt en consistent via ieder kanaal de organisatiedoelen trachten te realiseren. Zo laat je niets aan het toeval over en zet je alle aanwezige expertise in.
7. Plan je acties in
Een kalender met de geplande acties kan en mag niet ontbreken. Wie doet wat en wanneer? En wat zijn de mijlpalen en definities van succes van de PR-campagne? Wees creatief in timing: lanceer bijvoorbeeld enkele weken en dagen voor de lancering van jouw actie een sneak peak om de nieuwsgierigheid al te prikkelen. Of geef een bepaald medium exclusiviteit.
8. Analyseer en verfijn
Na elke stap doe je er goed aan de resultaten te meten. Zo weet je precies wat scoort en wat niet en pas je de volgende acties daar moeiteloos op aan. Zoals helemaal in het begin aangegeven is PR een langetermijnvisie en leren hoort hierbij.
Brengt de strategie niet op wat je ervan verwacht had, dan ga je in deze stap na wat de reden daarvan is en verfijn je op basis hiervan je PR-strategie. Geen enkele strategie staan van bij het begin vastgepind en aanpassingen die verbeteringen betekenen zijn alleen maar aan te moedigen.
Hulp nodig bij een PR-strategie?
Heb je hulp nodig bij het opstellen van een gedegen PR-strategie of zoek je andere ondersteuning op het gebied van Public Relations of issuemanagement? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag!